پاورپوینت سیستم‌ها و روش‌های بایگانی در مدیریت
پاورپوینت سیستم‌ها و روش‌های بایگانی در مدیریت در 35 اسلاید در پاییز 1403 تهیه شده که برای دانشجویان رشته مدیریت مفید است. این پاورپوینت به راحتی قابل ویرایش است و در ادامه بخشی از محتوای آن را برای شما قرار داده ایم و پس از آن نیز فهرست محتوای پاورپوینت و همچنین تصویری از پیش نمایش اسلایدهای پاورپوینت را نیز قرار داده ایم و در صورتی که مایل باشید می توانید این پاورپوینت را خریداری نموده و به تمام محتوای آن دسترسی داشته باشید
بخشی از متن:
اهمیت بایگانی
کلیه سیاست‌ها، خط مشی‌ها، روش‌ها و رویه‌ها، به طریقی در بایگانی انعکاس مـی یابنـد و به عنوان منابع اطلاعاتی در آن جا حفظ می‌شوند تا در مواقع نیاز، مورد اسـتفاده قـرار گیرند. در واقع بایگانی عبارت است از، ثبت و حفظ اطلاعات و عملکردهای مربوط به گذشته، به منظور استفاده در حال و آینده. چنان چه در امر بایگـانی، دقـت کـافی نشـود، مبنای کار برای حال و آینده دست خوش اختلال و هرج و مرج خواهد شد و مـدیریت نخواهد توانست از این ابزار مفید، استفاده مناسب به عمل آورد
انواع سیستم‌های بایگانی
بایگانی را با توجه به نوع و ماهیت کار و نحوه ارتباط بین واحدهای مختلـف سـازمان، میتوان به یکی از طرق زیر تشکیل داد:
1- سیستم متمرکز
2- سیستم غیرمتمرکز
3- سیستم نیمه متمرکز (کنترل مرکزی)
در سیستم متمرکز، امور بایگانی مربوط به کل سـازمان در یـک واحـد، متمرکـز می‌شود. در سیستم غیرمتمرکز، هر واحدی برای خود، بایگانی خاصی تشکیل میدهد.
بررسی سیستم بایگانی
برای بررسی سیستم بایگانی طی مراحل زیر، ضروری است:
مرحله اول: بررسی بایگانی در وضع موجود
مرحله دوم: تجزیه و تحلیل وضع موجود و تعیین نارسایی‌ها و نقایص مرحله سوم: اصلاح سیستم و ارائه وضع پیشنهادی
در مرحله نخست، آنالیست می‌کوشد
تا اطلاعات کاملی، درباره وضـعیت فعلـی به دست آورد و شناخت کافی از آن پیدا کند و سپس به تجزیه و تحلیل وضـع موجـود می‌پردازد و درصدد یافتن کمبودها، نارسایی‌ها و ایرادات آن بر میآید. در ایـن مرحلـه، آنالیست می‌تواند سؤالات مختلفی را مطرح کند و پاسخ مناسب آن‌ها را بیابد. برخی از سؤالاتی که میتوان در این مقطع مطرح کرد. عبارتند از:
1- آیا واحد بایگانی در محل مناسبی مستقر شده است و فضا و مکان موجود، نیاز واحد را مرتفع میکند؟
2- آیا روش مورد استفاده با ماهیت کار و نوع سازمان متناسب اسـت و آیـا بـا مـوازین علمی و منطقی مطابقت دارد؟
3- آیا واحد بایگانی وظایف خود را با صحت و دقت انجام میدهد؟
4- آیا دستیابی به پرونده‌ها و مدارک، به سرعت امکان پذیر است؟
5- آیا برنامه ریزی مناسبی، برای حذف اوراق زائد وجود دارد؟
6- آیا آرشیوی برای حفظ دائمی اوراق و اسناد ارزشمند تشکیل شده است؟
7- آیا روش مورد استفاده، انعطاف کافی بـرای تغییـرات و توسـعه احتمـالی سـازمان را دارد؟
و……..
فهرست:
مقدمه
اهمیت بایگانی
بایگانی چیست؟
سند چیست؟
پرونده چیست؟
آرشیو چیست؟
انواع سیستم‌های بایگانی
اصول بایگانی
روش‌های تنظیم اسناد
بررسی سیستم بایگانی
خلاصه
عنوان: پاورپوینت سیستم‌ها و روش‌های بایگانی در مدیریت
فرمت: pptx
تعداد صفحات: 35 اسلاید
تصویر پیش نمایش:
